Benachrichtigungen in M-Files

Was sind Benachrichtigungen in M-Files

In M-Files besteht die Möglichkeit, Benachrichtigungen, sogenannte Zuweisungen, auf Basis von Ereignissen zu automatisieren. Die M-Files Benutzer werden zum einen direkt in M-Files mittels Zuweisungen informiert und zum anderen per E-Mail.

Derzeit wird empfohlen, die Benachrichtigungsregeln mit dem klassischen M-Files-Client zu konfigurieren, da dieser die detailliertesten Konfigurationsmöglichkeiten bietet.

Benachrichtigungen erstellen

Die Konfiguration kann durch Klicken auf den Benutzernamen in der rechten Ecke aufgerufen werden.

Im Benachrichtigungsfenster haben Sie einen Überblick über die konfigurierten Benachrichtigungen und haben auch die Möglichkeit, diese zu bearbeiten oder Neue zu erstellen.
Es gibt zwei Arten von Benachrichtigungen: “Sofort” oder “Einmal pro Tag”. Dies ist am Punkt “Nachrichtenszustellung” erkennbar.

Um eine neue Benachrichtigungsregel zu erstellen, klickt man einfach auf die Schaltfläche „Hinzufügen”. In der Folge öffnet sich das unten dargestellte Fenster und Sie haben die Möglichkeit, die Konfiguration durchzuführen.

Im nächsten Schritt ist ein Name für die Benachrichtigungsregel zu vergeben. Bitte wählen Sie anschließend eine der folgenden Optionen aus, um die Benutzerzuweisung zu definieren:

• Private Regel
• Allgemeine Regel

Über die Schaltfläche „Empfänger” können bei der Auswahl „Allgemeine Regel” diese genauer spezifiziert und eingegrenzt werden.

Im oberen Beispiel wird für den Benutzer „Andreas Trefzer” eine Benachrichtigung versendet. An alle anderen Benutzer wird jedoch keine Benachrichtigung versendet.

Vordefinierte Benachrichtigungsregeln

Um festzulegen, bei welchem Ereignis eine Benachrichtigung versendet wird, stehen zwei verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.

• Beim Auftreten eines ausgewählten Ereignisses
• Wen ein Objekt den Filterbedingungen entspricht

Die einfachste und schnellste Definition ist mittels der vordefinierten Ereignisse möglich und auch zu empfehlen, sofern diese den Anforderungen entsprechen. Bitte beachten Sie dazu die orangen Boxen im unteren Bild.

Einsatz von Filtern

Falls die vordefinierten Ereignisse nicht ausreichen, können Sie über die Option „Wenn ein Objekt den Filterbedingungen entspricht” und die Schaltfläche „Filter definieren” eine genaue und detaillierte Definition erstellen. Die Bildschirmfotos unten zeigen, was alles möglich ist. So kann auf Basis der Metadaten, des Dateityps oder der Berechtigung eine genaue Filterung zum Auslösen einer Benachrichtigung definiert werden.

Um eine Benachrichtigung an sich selbst zu vermeiden, kann dies mit der im Bildschirmfoto unten markierten Schaltfläche verhindert werden.

Fazit

Ich hoffe, dass diese Anleitung hilfreich ist und als solide Grundlage dient, um M-Files-Benachrichtigungen an die individuellen Bedürfnisse anzupassen. Für weitere Fragen zu anderen Themen rund um die M-Files Produkte stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.